La seva funció és doble. D´una banda,  és  un instrument eficaç en l´organització del present  atès que serveix l´administració per facilitar qualsevol antecedent a l´hora de tramitar els afers administratius, donar les pautes per organitzar la documentació  des del mateix moment de la seva creació a les oficines municipals  i realitzar els instruments de descripció necessaris (inventaris i catàlegs) per tal de poder localitzar i oferir als ciutadans la documentació que sol·licitin.

D´altra banda, és  el dipositari  de la memòria col·lectiva dels seus ciutadans i reflecteix els canvis i les transformacions viscudes al llarg de la història, impulsant-ne la recerca i la difusió.