Su función es doble. Por un lado, es un instrumento eficaz para la organización del presente dado que sirve de ayuda a la Administración para facilitar cualquier antecedente en el momento de tramitar las gestiones administrativas, dar las pautas para organizar la documentación desde justo el momento de su creación en las oficinas municipales y realizar los instrumentos de descripción necesarios (inventarios y catálogos) con la finalidad de poder localizar y ofrecer a los ciudadanos la documentación que soliciten.

Por otro lado, es el depositario de la memoria colectiva de sus ciudadanos y refleja los cambios y las transformaciones vividas a lo largo de la historia, impulsando su investigación y difusión.